Come scrivere in modo chiaro: 5 controlli sul tuo testo
Sono le undici di sera e stai finendo la mail che accompagna un preventivo importate, con la sensazione che qualcosa no torni anche se ogni frase sembra corretta. aggiungi una formula di cortesia per sembrare professionale e poi una precisazione per sicurezza. il messaggio si riempie di parole inutile cresce fino a diventare un blocco che nemmeno tu avresti voglia di leggere fino in fondo.
Capire come scrivere in modo chiaro serve proprio in quel momento, quando il testo esiste già e va alleggerito prima di arrivare a un cliente. Per riuscirci basta un metodo di revisione da applicare frese per frase valido, per un email commerciale come per una pagina del sito.
Qui trovi 5 controlli che uso quando un imprenditore mi chiede come scrivere in modo chiaro i testi della sua attività. Lavorano soprattutto sula costruzione delle frasi, perché in italiano la chiarezza si scontra con il burocratese che tutti abbiamo imparato tra scuola e uffici.
Perché un testo poco chiaro perde il lettore dopo poche righe
Chi apre un sito legge molto meno di quanto immaginiamo mentre lo stiamo scrivendo. Secondo la guida Writing for the Web dei Centers for Medicare & Medicaid Services, l’agenzia federale statunitense per la sanità pubblica, in media le persone leggono il 18% di quello che trovano su una pagina (CMS, 2023). Il resto lo scorrono con lo sguardo seguendo uno schema a F: titoli, inizi di riga, la colonna di sinistra.
Nielsen Norman Group ha riconfermato questo comportamento nella sua ultima revisione, sia su desktop sia su smartphone (NN/g, 2026). Applicato a un testo di seicento termini, il dato significa che ne arrivano a destinazione poco più di cento, scelti dal lettore secondo criteri che chi scrive no controlla.
Il burocratese che Calvino aveva già descritto nel 1965
Nel 1965Italo Calvino pubblicò sul quotidiano il Giorno un breve articolo intitolato L’antilingua, diventato un riferimento per chiunque si occupi di scrittura chiara in Italia. Lo scrittore immaginava, un uomo interrogato da una brigadiere dopo una scoperta fatta nello scantinato di caso. L’uomo racconta: “stamattina presto andavo in cantina ad accendere la stufa e ho trovato tutti quei fiaschi di vino dietro la cassa del carbone. Ne ho preso uno per bermelo a cena. “
Il brigadiere trascrive a verbale: “Il sottoscritto, essendosi recato nelle prime ore antimeridiane nei locali dello scantinato per eseguire l’avviamento dell’impianto termico dichiara d’essere casualmente incorso nel rinvenimento di un quantitativo di prodotti vinicoli…” (Il Post). Nella versione ufficiale la stufa si trasforma in impianto termico, così il fatto concreto si perde dentro i termini scelti per renderlo solenne.
Calvino chiamava questo fenomeno antilingua e ne individuava il tratto principale nel “terrore semantico”, cioè “la fuga davanti a ogni vocabolo che abbia di per se stesso un significato” (Internazionale).
Più di sessant’anni dopo il burocratese abita nelle email ai clienti e nei preventivi, dove produce lo stesso effetto del verbale del brigadiere. La formula “con la presente siamo a trasmetterLe in allegato” compare ancora in migliaia di messaggi commerciali e nessun cliente la ricorda dopo averla letta.
Riconoscere il burocratese nel proprio testo è il primo passo per imparare come scrivere in modo chiaro, perché si nasconde quasi sempre nelle frasi che sembrano più professionali.
da che parte stare: la parola concreta resta la scelta più coraggiosa
Come scrivere in modo chiaro con cinque controlli sul testo già scritto
I controlli che seguono si fanno a testo finito, perché scrivere e rivedere richiedono due atteggiamenti diversi che conviene tenere separati. Prima metti sulla pagina tutto quello che vuoi dire, poi riprendi la bozza con la matita in mano e la passi al setaccio una verifica alla volta.
Ogni frase deve aggiungere qualcosa
Il primo controllo riguarda le frasi intere: per ciascuna chiediti se porta un’informazione nuova o se ripete con altre parole qualcosa che hai già detto. Le ripetizioni si concentrano di solito nelle prime righe, quando chi scrive gira interno all’argomento prima di trovare il punto. Prova a cancellare il primo paragrafo di una tua email e rileggi da capo: molte volte il discorso parte meglio dal secondo. È l’esercizio che consiglio sempre a chi vuole scrivere testi chiari senza l’aiuto di un professionista.
Sapere come scrivere in modo chiaro comincia proprio da questo taglio, che richiede coraggio più che tecnica. La ripetizione voluta resta utile quando serve a fissare un concetto chiave, a patto che sia una scelta consapevole e compaia una volta sola.
Una sola idea per ogni frase
Il secondo controllo riguarda la lunghezza delle frasi, che nel burocratese tendono ad allungarsi con incisi e subordinate fino a contenere tre o quattro informazioni diverse. Chi legge deve tenere a mente di chi si sta parlando mentre attraversa le parentesi e spesso dimentica il verbo dopo averlo perso per strada. La soluzione consiste nel dividere il periodo in due frasi più brevi, ciascuna con un soggetto e un verbo vicini tra loro.
Chi impara come scrivere in modo chiaro sviluppa in fretta l’abitudine di cercare il verbo principale e di avvicinarlo a chi compie l’azione.
Prima: “Il preventivo, che come concordato include anche la manutenzione per il primo anno salvo diversa indicazione da parte vostra, dovrà essere restituito firmato entro venerdì.”
Dopo: “Il preventivo include anche la manutenzione per il primo anno. Se vi va bene così, rimandatemelo firmato entro venerdì.”
Dividere i periodi lunghi è il modo più diretto per ottenere testi chiari anche sui post, perché il lettore fatica allo stesso modo davanti a un periodo troppo carico di incisi e di parole inutili.
Il verbo al posto del sostantivo
Il terzo controllo va a caccia di una delle abitudini più tipiche del burocratese: trasformare un’azione in un sostantivo accompagnato da un verbo generico. Così “verificare” diventa “effettuare una verifica” e la frase si allunga perdendo l’energia del verbo. Qualsiasi guida su come scrivere in modo chiaro mette queste costruzioni in cima alla lista delle cose da togliere, insieme alle formule che allungano senza aggiungere significato.
Rileggere una bozza cercando solo queste forme richiede pochi minuti e la ripulisce da molti termini superflui che il lettore sarebbe costretto ad attraversare. Le formule del marketing seguono una logica diversa e meritano un controllo a parte: superlativi e cliché di settore li trovi raccolti tra le
parole da evitare nel sito divise in sei categorie con esempi prima e dopo.
L’informazione più importante all’inizio
Il quarto controllo riguarda l’ordine, perché un testo fatto di frasi brevi può nascondere la notizia nell’ultimo paragrafo e sprecare così il lavoro di scrittura chiara fatto fino a quel punto.
Nelle email capita spesso di aprire con il riassunto della riunione e di arrivare alla richiesta concreta solo in fondo, dove una parte dei lettori non arriva mai.
Il giornalismo risolve questo problema da più di un secolo con la piramide rovesciata, che mette in apertura le informazioni decisive e lascia i dettagli alla fine.
Applicato a un’email commerciale, questo schema significa scrivere nella prima riga cosa si chiede al cliente ed entro quando. Chi cerca come scrivere in modo chiaro trova qui il guadagno più rapido, perché basta spostare un paragrafo senza riscrivere niente.
Il tono che arriva a chi legge
L’ultimo controllo riguarda il modo in cui il testo suona, perché anche una frase chiara può trasmetter un atteggiamento diverso da quello che avevi in mente.
Nelle email il caso più frequente è “volevo solo chiederti se hai avuto modo di vedere il preventivo”, dove quel “solo” suona come una scusa per il disturbo. Togliendo “volevo solo” la richiesta diventa diretta e rispettosa: “hai avuto modo di vedere il preventivo?”.
Anche chi sa già come scrivere in modo chiaro tende a sottovalutare questo passaggio, che vale per tutta la corrispondenza con i clienti a partire dalla email commerciale che ottiene una risposta. Il lavoro sul suono delle frasi è il primo passo verso un tone of voice aziendale riconoscibile, capace di rendere coerenti i testi dell’impresa.
Un esempio prima e dopo: come scrivere in modo chiaro una email
Per vedere come lavorano insieme i cinque controlli prendiamo la email che accompagna il preventivo, scritta come se ne ricevono ogni settimana.
Prima: “Gentile Sig. Rossi, facendo seguito al cordiale colloquio intercorso in data odierna, con la presente siamo a trasmetterLe in allegato la nostra migliore offerta relativa ai lavori di rifacimento della copertura, al fine di consentirLe di effettuare le opportune valutazioni. Restiamo a disposizione per qualsivoglia chiarimento.”
Per chi deve decidere sono quasi tutte parole inutili, perché nel messaggio mancano sia la richiesta sia la scadenza.
Dopo: “Buongiorno Marco, ti mando il preventivo per il rifacimento del tetto che abbiamo visto stamattina. Il prezzo vale fino al 30 novembre e possiamo iniziare i lavori nella seconda settimana di gennaio. Se hai domande chiamami pure al numero qui sotto.”
La versione riscritta occupa la metà delle righe e dice al cliente cosa riceve insieme alla data entro cui deve decidere. Per ottenere testi chiari come questo abbiamo applicato tutti i controlli: i sostantivi sono tornati verbi e la scadenza è salita nelle prime righe. Il passaggio dal Lei al tu dipende dal rapporto con il cliente e si può evitare senza perdere niente in chiarezza.
Questo esercizio mostra come scrivere in modo chiaro senza rinunciare alla cortesia, perché il rispetto per chi legge passa dal tempo che gli fai risparmiare.
Come la scrittura chiara diventa un’abitudine di tutta l’impresa
I cinque controlli per imparare come scrivere in modo chiaro funzionano su qualsiasi testo e danno il risultato migliore quando diventano un’abitudine condivisa da tutte le persone che firmano i testi dell’azienda.
Nelle piccole imprese capita spesso che il sito lo scriva il titolare e le email il commerciale, ciascuna con abitudini proprie. Il cliente che passa dal sito alla casella di posta incontra così due voci diverse e fatica a riconoscere la stessa azienda.
Insegnare ai collaboratori come scrivere in modo chiaro richiede pochi strumenti condivisi. Una breve guida interna con le formule da evitare e alcuni esempi prima e dopo aiuta tutti a scrivere testi chiari con lo stesso tono. Quando il registro dell’azienda è cambiato nel tempo, conviene anche verificare se il tono di voce funziona ancora prima di fissarlo in una guida.
Da dove cominciare con il prossimo testo che scrivi
Il modo più rapido per controllare se hai assimilato come scrivere in modo chiaro è aprire l’ultima email che hai mandato a un cliente e applicare i cinque controlli. Conta le parole inutili che riesci a togliere, poi chiediti quale delle due versioni vorresti ricevere se fossi tu dall’altra parte dello schermo.
Se dopo questo esercizio ti accorgi che il problema riguarda tutti i testi della tua azienda, possiamo lavorarci insieme partendo dal tono di voce della tua attività.
La chiarezza si allena una frase alla volta.
Se hai trovato utile questo articolo, condividilo!
Stefania Vannucci è copywriter strategica e consulente di brand positioning.
Lavora con professionisti e piccole imprese per costruire una comunicazione riconoscibile e coerente: dall’architettura del messaggio alla voce del brand, dalla home page alle campagne.
Perché un’offerta valida, raccontata con le parole sbagliate, resta invisibile.
Le piace lavorare con solopreneurs, sono sempre una grande risorsa.
Quando non scrive, la trovate in Inghilterra a cavallo, che è esattamente dove preferisce stare.
